La comptabilité d’engagement : choisir son logiciel comptable

21 janv. 2020 Pour les Nuls

La mise en place d’une comptabilité d’engagement résulte d’une décision de gestion ou s’impose à certains régimes. Dans tous les cas, il est vrai que vous devrez consacrer du temps au démarrage pour maîtriser les mécanismes de la comptabilité et le fonctionnement de votre logiciel, mais ensuite il n’y aura que du bonheur : des déclarations fiscales éditées d’un simple clic, un suivi automatisé des échéances clients et fournisseurs, un rapprochement bancaire simplifié, etc.

Pour que cette vision idyllique devienne réalité, il vous faudra auparavant trouver le logiciel adapté à vos besoins et le paramétrer correctement. Ne bâclez pas cette étape car il s’agit de décisions qui vous engagent pour longtemps et qu’il ne faut pas prendre à la légère. Tout au long de ce chapitre, nous vous guiderons dans le choix de votre logiciel comptable (et des éventuels modules complémentaires) et nous vous donnerons les éléments nécessaires pour sa prise en main.

Le choix d’un logiciel comptable

A l’heure actuelle, une comptabilité d’engagement ne se conçoit que sur ordinateur avec un logiciel comptable. Vous enregistrez les écritures selon un masque de saisie prédéfini et l’informatique s’occupe du reste : calcul des soldes, totalisations et reports, édition des livres comptables, etc. Selon le logiciel que vous choisirez, le travail de saisie sera plus ou moins guidé et vous disposerez d’une liberté plus ou moins grande pour déterminer les paramètres de votre comptabilité.

Il existe une multitude de logiciels comptables qui vont du très simple et très accessible, au très sophistiqué et plus complexe. Les prix dépendent bien sûr du type de logiciel : certains sont gratuits alors que d’autres peuvent atteindre plusieurs dizaines de milliers d’euros. Nous étudierons successivement l’offre des principaux éditeurs, puis nous évoquerons des solutions alternatives telles que les logiciels gratuits et les logiciels « en ligne », en vous donnant les éléments nécessaires pour faire votre choix.

Les principaux éditeurs

Les principaux éditeurs de logiciels destinés aux PME et aux TPE sont Ciel, EBP et Sage (en fait Ciel a été racheté il y a quelques années par Sage mais les logiciels de cette marque sont toujours distribués car ils complètent la gamme existante). Chacun a ses partisans et les forums de discussion sont souvent le théâtre d’échanges passionnés entre les différents utilisateurs. Les principaux arguments avancés sont les suivants :

  • Les partisans de Ciel mettent en avant sa fiabilité et le fait que de nombreux experts-comptables l’utilisent, ce qui facilite les transferts de données.
  • Les partisans d’EBP plébiscitent sa facilité d’utilisation : les écrans de saisie sont clairs et agréables à l’œil et la saisie est très intuitive.
  • Les partisans de Sage apprécient sa puissance (nombreuses fonctionnalités) et la possibilité de travailler en version multiposte.

Nous ne prendrons pas parti pour l’un ou l’autre des concurrents car leurs produits sont tous de très bonne qualité : la saisie est aisée et les plantages quasi inexistants. D’ailleurs, c’est par ordre alphabétique que nous les avons cités, c’est dire notre souci d’impartialité ! En fait, tout dépend de vos besoins. L’idéal est de vous faire une idée par vous-même en demandant à bénéficier d’une démonstration ou à tester une version d’essai gratuite. N’hésitez pas à en parler autour de vous : vos clients, vos fournisseurs et les commerçants de votre quartier utilisent sans doute un logiciel comptable et pourront vous donner leur avis sur ses points forts et ses faiblesses. Quant à votre expert-comptable, son opinion est capitale dans la mesure où c’est lui qui travaillera sur vos données : il faudra vous assurer de la compatibilité de votre logiciel avec le sien.

Chaque éditeur propose une gamme étendue de logiciels : comptabilité générale mais aussi gestion des devis, de la facturation, de la paie, des immobilisations, etc. En matière de comptabilité générale, vous trouverez souvent plusieurs versions du logiciel maison :

  • Une version « débutants » offrant peu de fonctionnalités mais avec une saisie ultra simplifiée (vous n’aurez même pas besoin d’indiquer les numéros des comptes à utiliser)
  • Une version « intermédiaire », qui nécessite des connaissances un peu plus poussées (rien de bien méchant toutefois) mais offre des fonctionnalités plus étendues et plus de liberté dans le paramétrage
  • Une version « avancée », beaucoup plus complète mais aussi plus complexe à maîtriser

L’écart de prix entre ces différentes versions est énorme : du simple au double entre la version « débutants » et la version « intermédiaire » et du simple au quadruple entre la version « débutants » et la version « avancée ». A vous de tester ces différents produits pour déterminer celui qui vous convient le mieux. Sachez de toutes les façons que votre choix n’est pas irréversible et qu’il est très facile de faire évoluer votre logiciel vers la version supérieure : les données que vous avez déjà saisies seront intégralement reprises, sans perte d’information. En revanche, le cas inverse (migration vers une version inférieure du logiciel) n’est pas prévu.

Afin de vous aider dans votre choix, nous avons dressé ci-dessous une liste des principales fonctionnalités proposées par les logiciels comptables. Vous pourrez ainsi recenser celles dont vous avez besoin (absolument ou juste un peu) et vous faire une première idée du type de logiciel qui vous convient. Une fois armé de votre propre liste hiérarchisée des fonctionnalités que vous recherchez, vous vous lancerez dans la comparaison des fiches produits des différents logiciels ou vous rencontrerez un revendeur informatique pour vous faire conseiller.

Sachez comparer les prix : outre le prix d’achat du logiciel, vous devez également prévoir le coût de l’assistance (pas nécessairement gratuite) et celui des mises à jour annuelles. Selon votre niveau en informatique, il ne sera peut-être pas inutile de prévoir également une petite formation afin de démarrer du bon pied et de profiter pleinement des fonctionnalités de votre logiciel.

Les solutions alternatives

Les trois éditeurs précédemment cités dominent largement le marché des logiciels comptables mais il existe des solutions alternatives également intéressantes : les logiciels gratuits et les logiciels de comptabilité « en ligne ».

  • Les logiciels gratuits

Sachez tout d’abord qu’il existe des logiciels véritablement gratuits. Vous avez bien lu : gratuit ! On a même inventé un nom pour les désigner : les « gratuiciels » (freeware en anglais). Vous en trouverez une sélection sur Internet à l’adresse suivante : www.gratuiciel.com.

Leur ergonomie est moins aboutie que celle des logiciels payants (il ne faut tout de même pas rêver) et l’assistance est souvent inexistante mais ils peuvent être une solution intéressante si vous maîtrisez bien l’outil informatique).

Enfin, certains logiciels vous proposent une utilisation gratuite la première année : on parle alors de shareware ou de « pratagiciels ». Vous avez ainsi le temps de vous assurer qu’ils vous conviennent avant d’engager des frais. Sans avoir la prétention d’être exhaustifs, mais dans le but de vous aider dans vos recherches, citons notamment Openflex et Oxygène, que vous trouverez aisément sur Internet en réalisant une recherche sur les termes shareware et « comptabilité ».

  • Les logiciels de comptabilité en ligne

Si vous êtes fréquemment en déplacement, les logiciels de comptabilité en ligne peuvent être une option intéressante : le logiciel n’est pas installé sur un ordinateur en particulier mais il est accessible par Internet depuis n’importe quel poste. Les données sont cryptées pour protéger leur confidentialité et vous y accédez grâce à un code utilisateur et un mot de passe. Vous pouvez ainsi consulter ou mettre à jour votre comptabilité depuis votre bureau, votre domicile ou n’importe quel ordinateur équipé d’une connexion à Internet. C’est d’ailleurs souvent votre expert-comptable lui-même qui vous le proposera. La collaboration et la communication sont grandement simplifiées : plus besoin de procéder à des transferts de données, ni d’attendre le retour de la version révisée de vos comptes.

La facturation se fait sur la base d’un abonnement mensuel, généralement assez avantageux : moins de 100€ annuels alors que les fonctionnalités sont du niveau d’un logiciel qui coûterait deux fois plus cher à l’achat. Théoriquement, les mises à jour et l’assistance sont comprises dans l’abonnement… mais pensez tout de même à vous en assurer.

Les logiciels complémentaires

Outre les logiciels de comptabilité générale à proprement parler, les éditeurs de logiciels comptables vous proposent de nombreux modules complémentaires : devis et facturation, gestion de la paie, gestion des immobilisations, gestion d’un point de vente, etc. Certains sont vendus sous la forme d’un lot avec le logiciel de comptabilité maison, l’achat groupé étant bien sûr plus avantageux que l’achat séparé des deux logiciels. Attention toutefois à ne pas avoir les yeux plus gros que le ventre : ce n’est pas parce que vous avez embauché votre premier salarié que l’achat d’un logiciel de paie est indispensable ! Nous allons ici dresser un panorama des modules complémentaires habituellement proposés afin de vous permettre de déterminer vos besoins exacts en la matière.

Les logiciels de devis et de facturation

Ces logiciels vous proposent d’établir vos devis et vos factures. Outre l’avantage d’une présentation soignée et sans risques d’erreurs de calcul, ils présentent surtout l’intérêt de simplifier le travail administratif : d’un simple clic, le devis se transforme en facture, et la facture est ensuite automatiquement transférée en comptabilité. Vous pouvez également éditer des tableaux de bord et des statistiques relatives à l’historique de vos ventes. Certaines versions vous proposent aussi de suivre les en-cours clients (gestion des règlements et relance des impayés).

L’achat d’un tel logiciel vous coûtera une centaine d’euros et pourra s’avérer intéressant si vous traitez un nombre important de factures, surtout si vous travaillez sur devis. Dans ce cas, mieux vaut choisir un logiciel appartenant à la même gamme que votre logiciel comptable : non seulement vous pourrez bénéficier d’un prix avantageux si vous achetez les deux logiciels en même temps mais le transfert des données sera plus aisé.

Les logiciels de gestion commerciale

Les logiciels de gestion commerciale vous offrent les mêmes fonctionnalités que les logiciels de facturation, auxquelles s’ajoute la gestion des achats et des stocks. Ils permettent notamment de suivre les stocks en temps réel afin de renseigner les clients sur la disponibilité d’un article. Vous pouvez également automatiser la gestion de vos approvisionnements en prévoyant un seuil d’alerte qui déclenche automatiquement le lancement d’une commande lorsqu’il est atteint. Enfin, un tel logiciel vous sera utile au moment de l’inventaire pour réaliser vos comptages, analyser les écarts et valoriser le stock devant apparaître à l’actif de votre bilan.

Un tel logiciel coûte environ deux fois plus cher qu’un logiciel de facturation (comptez au moins 200€ pour un logiciel de gestion commerciale) mais il peut s’avérer utile si la gestion de vos stocks est véritablement complexe et cruciale.

Les logiciels spécifiques à un secteur d’activité

Il s’agit de logiciels conçus spécialement à destination d’un secteur d’activité spécifique. Ils contiennent les fonctions classiques de la gestion commerciale spécialement adaptées aux besoins de l’activité (facturation, suivi des en-cours clients, gestion des stocks, etc.), ainsi que quelques fonctions spécifiques. Sont ainsi concernés les secteurs d’activités suivants :

  • Le bâtiment : suivi des chantiers, calculs de métrés, facturation à l’avancement, gestion des spécificités en matière de paie, etc.
  • Les salons de coiffure : gestion de la caisse, gestion des stocks par couleur, gestion des cartes de fidélité, fichier client adapté, etc.
  • Les cafés et restaurants : gestion de la caisse, saisie des tables et des nombres de couverts, gestion des commandes avec transfert en cuisine, gestion des ingrédients et des péremptions, etc.
  • Les commerces d’habillement : gestion de la caisse, gestion des codes-barres et des étiquettes, gestion des articles par taille et couleur, gestion des promotions et des soldes, gestion des bons d’achat, etc.
  • Les agences immobilières : gestion multicritère des biens immobiliers, rapprochement automatique avec les demandes des acquéreurs potentiels, édition de l’acte sous-seing privé, suivi de l’activité commerciale, etc.
  • Les garages : gestion des OR, fichier clients avec informations sur les véhicules, gestion des remises et des forfaits, mailings commerciaux lorsque le contrôle technique ou la vidange arrivent à échéance, etc.
  • Les associations : gestion des adhérents, éditions des cartes de membre, gestion des activités et des partenaires, édition de reçus fiscaux, etc.

Attention : si vous tenez un commerce de vente au détail et que vous êtes assujetti à la TVA, votre logiciel de caisse devra obligatoirement être certifié par l’administration fiscale (norme NF525 ou certificat LNE). En cas de contrôle, vous devrez présenter soit un « certificat de conformité du système de caisse » fourni par l’éditeur lui-même, soit une « attestation d’homologation » délivrée par un organisme tiers accrédité. C’est à l’éditeur de votre logiciel de caisse de vous fournir ce document : si vous n’avez pas encore eu de nouvelles de sa part, mieux vaut le contacter rapidement car vous êtes peut-être passé à côté d’une mise à jour indispensable.

Les logiciels de paie

Les logiciels de paie vous proposent d’établir vos bulletins de salaire et d’éditer les documents légaux prévus par le Code du travail : déclaration unique d’embauche, livre de paie, attestations, etc. Vous pouvez également exporter les données de la paie mensuelle vers votre logiciel de comptabilité afin d’éviter une double saisie.

Il existe de nombreuses versions sur le marché, certaines tenant compte de spécificités sectorielles (BTP, agriculture, CHR, etc.), et d’autres proposant des fonctionnalités étendues (gestion des congés payés, établissement des déclarations sociales, etc.). En règle générale, de tels logiciels sont assez coûteux : si vous n’employez que quelques salariés, mieux vaut demander à votre expert-comptable de s’occuper de la paie à votre place. Non seulement ce service ne vous coûtera pas plus cher que l’achat d’un logiciel mais vous aurez, de plus, l’assurance d’être à jour des dernières modifications législatives.

Les logiciels de gestion des immobilisations

Trois possibilités s’offrent à vous pour gérer vos immobilisations :

  • Etablir par vous-même un registre des immobilisations sur papier ou sur tableur
  • Utiliser un logiciel de comptabilité intégrant la gestion des immobilisations : cette fonctionnalité n’est généralement présente que dans la version « avancée » du logiciel
  • Acheter un logiciel de gestion des immobilisations

Contrairement à ce que vous pourriez penser, un logiciel de gestion des immobilisations n’est pas un complément pour un logiciel comptable n’intégrant pas cette fonctionnalité. En effet, il vous coûtera presque aussi cher d’acquérir un logiciel de gestion des immobilisations que de faire évoluer votre logiciel comptable vers une version supérieure intégrant cette fonctionnalité. Autant utiliser cette somme pour passer à la version supérieure de votre logiciel comptable et bénéficier par la même occasion de nouvelles fonctionnalités.

En fait, un logiciel de gestion des immobilisations ne devient nécessaire que lorsque vous avez besoin d’options plus pointues que celles proposées par votre logiciel comptable. Celui-ci est généralement capable d’établir un plan d’amortissement, de générer les écritures comptables de dotation aux amortissements et d’éditer les tableaux fiscaux mais certaines entreprises ont besoin de fonctionnalités supplémentaires, présentes uniquement dans les logiciels dédiés au immobilisations :

  • Gestion de plusieurs plans d’amortissements pour une même immobilisation : utile lorsque le plan d’amortissement fiscal est différent de celui correspondant à l’usure réelle des machines
  • Gestion des biens exploités sous la forme d’un contrat de crédit-bail
  • Gestion des véhicules dit « de tourisme » dont seule une fraction de l’amortissement est déductible
  • Suivi multisite
  • Etc.

Les logiciels de fiscalité

Les logiciels de fiscalité vous permettent d’établir votre liasse fiscale selon un modèle agréé par la Direction générale des impôts. Vous commencerez par importer les chiffres de votre balance comptable, puis vous compléterez les annexes nécessaires : détail des postes du bilan et du compte de résultat, tableau de variation des immobilisations et des amortissements, etc. Enfin, vous pourrez éditer votre liasse fiscale ou la télédéclarer.

Un tel logiciel est réservé aux spécialistes : experts-comptables ou chefs comptables de grandes entreprises. Il ne présente que peu d’utilité pour le dirigeant d’une PME ou d’une TPE qui aura tout intérêt à confier ce travail à son expert-comptable ou à le réaliser lui-même manuellement.

 

Vous avez désormais toutes les clés en main pour choisir le bon logiciel comptable qui correspondra à vos besoins et compétences. Il ne vous restera plus qu’à paramétrer votre logiciel comptable. On vous donne un coup de main dans La comptabilité pour les nuls.

 

La Comptabilité pour les Nuls, 3e ed.

La comptabilité est un outil de gestion indispensable à la bonne marche d'une entreprise. Grâce à el...

L'AUTEUR

Laurence THIBAULT

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